6 clés pour réussir son événement professionnel

6 clés pour réussir son événement professionnel

Chaque événement présente de nouvelles opportunités pour entrer en contact avec sa clientèle et sa communauté, développer la notoriété d’une marque ou trouver de nouveaux clients. Ces événements sont variables selon votre secteur d’activité, mais vont du simple marché de producteurs jusqu’aux grands festivals, en passant par les événements sportifs et culturels ou encore les salons à thème à proximité des lieux de vacances. Votre présence sur de tels événements suppose d’adapter votre  stratégie de vente et votre communication pour en tirer tous les bénéfices afin que votre entreprise obtienne le meilleur retour sur investissement possible lors de ces événements.

Définissez  votre public cible et vos objectifs

La participation de votre entreprise à des événements n’a de valeur pour vous que si ces événements vous connectent avec des clients cibles. Avant de vous engager dans un événement, il vous appartient de vous renseigner sur la fréquentation des éditions précédentes si elles existent, et de demander aux organisateurs s’ils disposent de données de la segmentation démographique (âge, sexe, catégories socio professionnels…etc.). Vous pouvez aussi essayer de vous renseigner sur les exposants des années passées pour avoir une idée de la cible préférentielle de l’événement.

Ce travail en amont vous permettra premièrement de définir si votre participation est opportune et comment vous pouvez l’articuler. Connaître la cible d’un événement vous aidera aussi à préparer votre plan de communication et définir des offres spécifiques.

Il sera aussi important, à ce moment là, de définir des objectifs pour l‘événement. Ils peuvent être de plusieurs natures, selon votre activité ou vos services :

  • nombre de documentations ou plaquettes distribuées
  • nombre de prises de contacts avec des prospects
  • nombre de rendez-vous obtenus
  • nombre de demandes de devis
  • nombre et volume de ventes réalisées

Définissez des objectifs réalistes mais ambitieux, et de nature à générer un réel retour sur investissement par rapport aux coûts engagés pour l’événement. Partagez ces objectifs avec votre équipe en définissant précisément les rôles de chacun pour l’atteindre.

Planifiez la communication sur vos événements

Une fois qu’avez préparé votre calendrier d’événements, il faut le communiquer. Il ne faut pas uniquement tabler sur la communication propre à l’événement mais il faut faire savoir à votre communauté et vos clients habituels que vous allez participer à tel ou tel événement.­

Pour cela, il faut définir un réel plan de communication en amont et ne pas hésiter à faire le buzz sur les réseaux sociaux pour annoncer votre participation.

Pour créer l’événement, il est recommandé de créer des concours ou des loteries ou prévoir des cadeaux promotionnels lors de ces événements. L’intérêt des ces opérations est de faire venir vos clients et votre communauté sur l’événement en question. Il est donc primordial de demander une présence physique à vos clients pour valider un bulletin de concours ou retirer un cadeau sur un stand.

Développez des offres incitatives 

Bien souvent les concours ou cadeaux peuvent ne pas suffire à attirer beaucoup de monde. Il est donc primordial de préparer des offres incitatives. Ce sont des offres disponibles uniquement sur place et pendant la durée de l’événement. Elles peuvent porter sur un produit spécifique que vous souhaitez mettre en avant ou s’articuler sur un rabais pratiqué sur tout votre catalogue. Vous pouvez être imaginatif et quoi que vous choisissiez il faut que ce soit une offre qui ait un véritable facteur d’attraction.

Bien évidemment, ces offres spéciales doivent faire partie de votre plan de communication en amont de l’événement. Communiquez autour de ces offres en utilisant de la vidéo ou des visuels forts, sur les réseaux sociaux et via les mails destinés à votre base de données clients. Insistez largement sur le caractère privilégié et limité dans le temps de l’offre, pour inciter les personnes à se déplacer pour profiter de cette opportunité.

Soignez l’accueil

Quelle que soit la nature de l’événement auquel votre marque ou entreprise participe il est important de soigner l’accueil. Il conditionne en fait la première image que vous véhiculez auprès des visiteurs. Pensez donc à soigner le décor, briefez votre équipe sur l’attitude à avoir et prévoyez des rafraîchissements et quelques gourmandises pour vos visiteurs et clients.

Ne soyez pas restrictifs sur les supports de communication (plaquettes, catalogues …) et pensez qu’il est important que vos prospects repartent avec quelque chose en main.

Investissez aussi dans des cadeaux de marque qui peuvent être fonctionnels et que vous pouvez distribuer sur votre stand pour transformer les participants en promoteurs. Pensez par exemple à des sacs réutilisables, des bouteilles d’eau à votre marque, des petits ventilateurs de poche ou encore des ballons pour enfants.

Selon votre activité et vos services, des  démonstrations créatives peuvent également être prévues : elles suscitent en général  un intérêt autour de votre stand et permettent un meilleur engagement de la part des visiteurs. 

Utilisez des outils qui facilitent les ventes 

Transformer les visiteurs en clients c’est l’idéal. Bien sûr, cela n’est pas toujours possible et cela dépendra de ce que vous vendez. Mais le nombre de commandes passées sur des événements est toujours important et ne doit pas être négligé. Il vous faut donc parer à toute éventualité et permettre de réaliser des ventes facilement.

A notre époque, il est facile de transformer, avec certaines application, votre téléphone ou tablette en terminal de paiement. Pensez aussi à prévoir de disposer d’un terminal classique pour carte de crédit.

Enfin, si vous ne réalisez pas de vente sur le lieu de l’événement, mettez en place une procédure rigoureuse de prise de rendez-vous avec les prospects éventuels et formez votre équipe à recueillir tous les renseignements nécessaires pour bâtir une offre ou pour préparer un rendez-vous commercial ultérieur.

Faites le bilan 

Après un événement commercial, il est nécessaire de faire un bilan. Celui-ci se fera en deux étapes : une première juste après l’événement, pour mesurer les retombées immédiates et une deuxième, disons 3 mois après, pour mesurer les répercussions commerciales (prises de rendez-vous, devis réalisés, commandes obtenues…)

Non seulement réaliser un tel bilan est nécessaire pour mesurer si vous avez atteint vos objectifs et si l’événement est rentable par rapport aux investissements consentis, mais il vous servira aussi à mieux cerner vos choix pour les années suivantes. Ce sera aussi un outil parfait pour affiner votre approche et mieux définir votre cible marketing ou bien corriger des erreurs éventuelles.

 

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